火炬区管委会，各镇政府、区办事处，市属各单位：
市档案局《关于加强我市重要政务活动、重大事件档案管理工作的意见》业经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
中山市人民政府办公室
二○○四年八月六日
关于加强我市重要政务活动、
重大事件档案管理工作的意见
为做好我市重要政务活动、重大事件档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案管理规定》及有关规定，结合我市实际，提出如下意见：
一、提高对重要政务活动、重大事件档案管理工作重要性的认识
重要政务活动、重大事件档案是国家档案的重要组成部分。我市多年来形成的大量具有保存价值、研究价值和典型意义的重要政务活动、重大事件档案，真实反映了我市改革开放和经济建设所取得的巨大成就，是研究我市发展轨迹、总结建设经验、指导未来发展的重要材料。做好重要政务活动、重大事件档案管理工作，对我市社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要历史意义和现实意义。
二、重要政务活动、重大事件档案管理职责分工
（一）市档案局依法对重要政务活动重大事件档案工作进行监督指导。
（二）市档案馆负责重要活动重大事件档案的接收、保管和提供利用工作。
（三）重要政务活动重大事件主要组织承办单位、摄录单位负责档案的收集、整理、移交工作。
三、重要政务活动、重大事件范围及其档案类别
（一）重要政务活动、重大事件范围。
1、省部级以上（含省部级）领导到我市视察参观。
2、省部级以上（含省部级）各部门在我市召开的重要会议、举办的重要活动。
3、外国国家元首、政党领袖、政府首脑、国际重要友人、团体及港澳台知名人士、友好人士到我市参观访问。
4、我市重大事件、重大活动、重要会议以及重点工程建设。
5、我市重大自然现象、自然灾害及抢险活动。
（二）重要政务活动、重大事件档案类别。
1、文书档案：包括文件、讲话稿、会议记录、宣传报道、专题刊物等文字材料。
2、声像档案：包括录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、照片（含正片、底片及其文字说明）。
3、实物档案：包括荣誉奖品、重要纪念品、题词等。
四、重要政务活动、重大事件档案移交
收集和移交重要政务活动、重大事件档案是档案部门的职责所在，各有关单位应给予积极支持配合，并提供便利条件。
（一）文书档案移交。
重要政务活动、重大事件的主要组织承办单位，必须指定专人负责收集活动（事件）中形成的文书档案，并及时移交到本单位综合档案室。单位综合档案室在活动（事件）结束后3个月内向市档案馆移交。
（二）声像档案移交。
凡有前述重要政务活动、重大事件举行或发生，由相关组织承办单位通知市档案馆派人参与拍录。如组织承办单位自行或委托他人拍摄，应在活动（事件）结束后一月内，由本单位综合档案室将有关声像档案移交市档案馆。各报社、电台、电视台新闻记者拍摄录制的我市重要政务活动、重大事件的各类声像档案由报社、电台、电视台综合档案室负责收集归档，每半年向市档案馆移交一次。移交市档案馆的声像档案，应整理规范，附有文字说明，标明活动主题、时间、地点、人物等。
（三）实物档案移交。
在重要政务活动、重大事件中形成的实物档案，组织承办单位应在活动（事件）结束后一月内移交市档案馆。具有特别重要意义的实物档案，如颁发给我市的省级以上荣誉奖品、重要纪念品、题词等，应在一年内移交市档案馆。
五、重要政务活动、重大事件档案的开发利用
（一）市档案馆应设立专门的声像档案库，进行科学管理，并向社会提供利用服务。
（二）向市档案馆移交重要政务活动、重大事件声像档案的单位和个人，对档案享有优先使用权，并可对档案中不宜向社会公开的部分提出限制使用要求。
（三）各级档案部门要尊重声像档案作者的劳动，保护作者的著作权。如单位使用声像档案，作者拥有署名权。
六、重要政务活动、重大事件档案工作经费
重要政务活动档案工作经费由组织承办单位列入活动经费预算，重大事件档案工作经费由主管单位作为专项经费列支。新闻单位移交的录音、录像、照片，由市档案馆按成本价格支付费用。市档案局、档案馆将重要政务活动、重大事件档案管理工作经费列入年度经费预算。
七、加强重要政务活动、重大事件档案管理工作监管
对在重要政务活动、重大事件档案收集工作中贡献突出的单位和个人，适当给予一定的精神和物质奖励。对不按规定做好声像档案收集、整理、移交和管理，将档案据为己有，或损毁、丢失声像档案的单位和个人，按照《中华人民共和国档案法》、《广东省档案违法行为处罚办法》有关规定，追究相关法律责任。
粤公网安备44200002442868号